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Guida ai moduli della soluzione SafeQ di Ysoft

Guida ai moduli della soluzione SafeQ di Ysoft

SafeQ è la piattaforma ideata da Ysoft per la riduzione dei costi dei servizi di stampa, aumentare la sicurezza dei documenti e migliorare la produttività aziendale. Uno dei punti di forza della piattaforma è la sua scalabilità, la soluzione infatti è completamente personalizzabile e si compone da moduli indipendenti ed acquistabili separatamente a seconda delle proprie esigenze, di cui vi diamo una breve panoramica.
 

 

Autenticazione

 
Questo è il modulo principale e fondamentale per implementare un controllo ed una gestione delle stampe aziendali. Il modulo dell’autenticazione regola infatti l’accesso alle funzioni ed assicura protezione contro accessi non autorizzati oltre ad incrementare la sicurezza delle informazioni. A differenza di altre soluzioni concorrenti, anche l’implementazione risulta estremamente facilitata, permettendo agli amministratori di rete di replicare tutta la directory aziendale in pochi rapidi passaggi. Per l’utente invece l’autenticazione può essere gestita inserendo una password od un PIN sul multifunzione o tramite gli stessi badge aziendali usati per l’ingresso in azienda.
 

  • Protegge l’accesso ai dispositivi dagli utenti non autorizzati
  • Protegge i vostri documenti che vengono rilasciati solo previo riconoscimento del titolare tramite pin o badge
  • Riduce gli sprechi consentendo di non stampare i documenti non più necessari
  • Gestione semplificata per gli amministratori di rete che possono facilmente assegnare diritti di stampa copia e scansione

 

 

Motore basato su regole

 

Questo modulo permette la creazione di regole di stampa per gestire il corretto utilizzo per i dispositivi. Si possono impostare delle regole per limitare l’utilizzo di alcune funzioni solo ad alcuni gruppi o utenti, impostare la stampa fronte/retro per tutti i documenti, impostare il bianco e nero quando si stampano le email o creare regole personalizzate a seconda delle esigenze specifiche. L’impostazione delle regole è semplice e la loro distribuzione immediata.

 

  • Imporre criteri di stampa grazie ad una raccolta di regole predefinite
  • Notifiche agli utenti delle correzioni si possono fare per una stampa sostenibile
  • Invio notifiche nel caso in cui gli utenti non le rispettano

 

 

Print Roaming

 

Questo modulo permette abbinato al modulo autenticazione la facoltà di poter inviare in stampa con unico driver e scegliere successivamente su quale dispositivo raccogliere il proprio documento. Il documento sarà stampato su richiesta ed eliminerete tutti gli sprechi e di lasciare documenti privati incustoditi in attesa sul cassetto di raccolta della stampante. Inoltre se il dispositivo che utilizzate solitamente è scollegato o in manutenzione potrete comodamente stampare i vostri documenti su un’altra stampante evitando così di aspettare per un intervento tecnico.

 

  • Stampa sicura da qualsiasi dispositivo dell’ambiente di stampa
  • I processi vengono rilasciati quando l’utente effettuano l’autenticazione evitando di lasciare incustoditi documenti privati nel vassoio di raccolta della stampante
  • La gestione delle attività di stampa direttamente dal client permette un risparmio sensibile sull’acquisto di server dedicati
  • Backup automatico su tutti gli altri dispositivi connessi alla rete aziendale

 

 

Mobile Print

 

Questo modulo permette di inviare in stampa in tutta sicurezza dai dispositivi mobili quali smartphone o tablet, oltre a permettere la stampa tramite web.

 

  • La stampa wireless di YSoft garantisce operazioni di stampa convenienti e sicure per le risorse mobili
  • Stampa mobile sicura tramite Web o e-mail nel dispositivo multifunzione
  • Supporto per la stampa guest anonima
  • Conversione automatica dei formati inviati in stampa ( JPG, PDF, DOC, PPT, XLS, PNG)

 

 

Flussi di lavoro Core/Advanced

 

Componente chiave per le funzionalità di automazione dei processi aziendali, questo modulo gestisce la scansione dei documenti e consente alle organizzazioni di aumentare la produttività dei dipendenti velocizzando o eliminando le attività basate su carta. Automatizzando il flusso di lavoro dei documenti verso destinazioni predefinite infatti gli utenti saranno in grado di dirottare i documenti con pochi clic direttamente negli archivi desiderati. Con il modulo Advanced Workflow oltre a beneficiare di tutte le funzionalità del modulo Core, potrete aggiungere la funzionalità OCR alle vostre scansioni che potranno così essere archiviate e modificate nei formati standard di Microsoft Word, Excel o PowerPoint

 

  • Scansione sicura con un clic in repository predefiniti quali Microsoft SharePoint o DropBox semplifica l’acquisizione e la distribuzione dei documenti
  • Esplorazione delle risorse di rete e scelta della destinazione tramite pannello del multifunzione
  • Possibilità di elaborazione destinazioni da codici a barre
  • Invio di scansione su e-mail, home directory o posizioni preimpostate tramite script
  • Possibilità di utilizzare il motore ocr, funzioni di pulizia delle immagini, composizione dei documenti e rimozione pagine vuote

 

 

Credito e Fatturazione

 

Il modulo Credito e fatturazione di YSoft SafeQ consente di allocare e registrare i costi in base ai codici di fatturazione e gestire automaticamente gli account per la stampa a pagamento. Grazie a un impegno amministrativo minimo e a una vasta gamma di funzionalità, è possibile contabilizzare l’utilizzo di stampe, copie e scansioni e allocare i costi in modo preciso per progetto o codice di fatturazione.

 

  • Account individuali o di gruppo semplificano le attività amministrative
  • Supporto di listini prezzi, centri di costo, codici di fatturazione e quote di utilizzo per semplificare le allocazioni dei costi
  • Il supporto per i servizi di stampa a pagamento consente di controllare la gestione ed il recupero dei costi

 

 

Creazione Report

 

Grazie all’interfaccia semplice del modulo Creazione report di YSoft SafeQ e a una panoramica completa basata sui dati reali, è possibile controllare facilmente l’ambiente di stampa. Il modulo analizza i costi per l’intera azienda, un singolo reparto o un singolo utente e consente di comprendere l’utilizzo delle stampanti. È possibile accedere in modo semplice e rapido a report di stampa standard o sulla gestione predefiniti e personalizzati contenenti informazioni dettagliate sulle operazioni di stampa, copia e scansione per ogni stampante, gruppo di utenti o singolo utente. Con un solo clic è ad esempio possibile visualizzare dettagli sui cinque utenti più attivi o sui costi per ogni reparto.

 

  • Report predefiniti o personalizzati forniscono dati reali e controlli dell’utilizzo delle apparecchiature in rete
  • I report generati consentono agli amministratori di gestire in modo più efficiente il parco stampanti
  • Possibilità di impostare report automatici su e-mail
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